Как сделать выпадающий список в Гугл таблице правильно, подробная инструкция

Обновлено:

Нужно сделать выпадающий список в Гугл таблицах? Это несложно, онлайн офис Google имеет все инструменты, чтобы реализовать эту функцию. Я покажу как, подробно и по шагам.

Google Docs набирает широкую популярность благодаря своей доступности, удобству и возможности работать с любого устройства, где бы вы не находились. Не все его функции идентичны решениям привычного Microsoft Office. Поэтому возникают сложности при переходе на новый продукт, и трудности у тех, кто только начал осваивать облачный сервис.

Фрагмент Google Sheets с условным форматированием.

Попробовав все доступные варианты, я решил написать простую инструкцию, в которой покажу как это сделать. Всё по порядку, от простого в одной ячейке, к десятку с условным форматированием данных. Теперь обо всём по порядку.

Как сделать выпадающий список в Гугл таблице

Давайте сделаем самый простой раскрывающийся список с небольшим перечнем. Выполните следующие действия:

  1. Выберите ячейку где планируется его разместить (1).
  2. В строке меню выберите «Данные» (2).
  3. В выпадающем меню — «Настроить проверку данных» (3).

Скриншот Google Sheets с разделом «Настроить проверку данных».

Откроется окно «Проверка данных». В этом окне:

  1. Диапазон ячеек — уже указана та, которую выбрали.
  2. Правила — выберите второй пункт «Значение из списка». В следующем поле строки впишите величины, которые должны в нём отображаться. Пишем через запятую, без пробелов. (Пример: один,два,три,четыре)
  3. Показывать раскрывающийся список в ячейке — поставить галочку, чтобы отображался значок «Стрелка вниз» (обязательно).
  4. Для неверных данных — выбрать «Показывать предупреждение». В случае ввода неправильных значений будет показано предупреждение (в правом верхнем углу ячейки появится красный треугольник).
  5. Оформление — оставить пустым.

Скриншот окна проверки данных.

В завершение нажать кнопку «Сохранить». Готово, можно проверять.

Скриншот фрагмента Google Sheets с раскрывающимся списком.

Это самый простой способ создать выпадающий список с небольшим количеством значений. Для более сложных конструкций необходимо понимать параметры назначаемые в полях окна́ «Проверка данных». Разберём их подробнее.

Все параметры настроек выпадающего списка подробно

Таблицы Гугл имеют широкие возможности для организации раскрывающихся списков, но чтобы использовать их в полном объёме необходимо понимать на что влияют параметры выбираемые в окне «Проверка данных».

О каждом пункте этого окна поговорим отдельно. Для удобства я собрал краткое описание в таблицу:

Параметры настройки раскрывающихся списков
ПараметрКраткое описание
Диапазон ячеекОпределяет где будет размещён раскрывающийся список. Ячейка может быть одна, несколько или много — целый массив.
ПравилаПрименимы только первые два — «Значение из диапазона» и «Значение из списка». Они указывают откуда будут выбираться данные.
Показывать раскрывающийся список в ячейкеОтображает значок «Стрелка вниз».
Для неверных данныхОпределяет действия в случае ошибки. Выбор из двух вариантов: «Показывать предупреждение» или «Запрещать ввод данных».
ОформлениеПозволяет создать собственное сообщение, которое будет показываться в случае ошибки при вводе.

Теперь каждый пункт разберём подробно.

Диапазон ячеек

Определяет место где предполагается разместить выпадающие списки. Ячейка может быть одна, две или несколько. Задать одновременно одинаковые значения и параметры прилегающим друг к другу ячейкам или некой области можно. А отдельным разбросанным по таблице ячейкам нельзя.

Скриншот окна проверки данных — выбор диапазона.

На скриншоте выше виден выделенный диапазон и он же вписан в поле «Диапазон ячеек». После сохранения этого правила во всех выделенных ячейках будут созданы одинаковые выпадающие списки.

Правила

Определяют какие значения будут доступны и откуда будут выбираться. Всего правил семь, но к данной функции применимы только первые два.

Скриншот окна проверки данных Google Sheets с перечнем правил.

Первое правило — «Значения из диапазона» позволяет выбирать данные из перечня созданного на отдельной либо этой же вкладке. При большом их количестве и периодическом изменении это удобно. При изменении значений в исходном диапазоне в выпадающих списках они будут меняться автоматически.

Скриншот окна проверки данных — выбор диапазона.

На скриншоте выше в первом поле вписан диапазон с первого листа, где предполагается разместить выпадающий список (1). После нажатия на решетку (2) появится возможность обвести область, со значениями на втором листе (3). Выбранная область автоматически будет вписана в окошко (4).

В результате применения правила на первом листе появится выпадающий список содержащий все значения диапазона выделенного на втором листе. В примере было выбрано два столбца. Значения будут располагаться следующим образом: сначала первая строка, затем вторая и так до конца выделенного диапазона. Пример на картинке ниже.

Скриншот выпадающего списка.

Второе правило — «Значение из списка». В соседнем поле вписываются величины через запятую, без пробелов. Об этом подробно рассказано в первой главе. Опция удобна для нескольких, не меняющихся значений.

Показывать раскрывающийся список в ячейке

При установке галочки в этом пункте настроек будет отображаться значок «Стрелка вниз» в правой части ячейки. Нажатие на стрелку отображает лист доступных для выбора величин.

Скриншот таблицы Гугл со значками «Стрелка вниз».

Если не ставить галочку в этом пункте, то ничего выпадать не будет. Только проверка данных и сообщение об ошибках при вводе, но значения придётся вписывать вручную.

Для неверных данных

Определяет реакцию таблиц в случае ввода данных отсутствующих в перечне. Возможны два варианта действий:

  • «Показывать предупреждение» — при вводе значений отсутствующих в перечне в правом верхнем углу ячейки появится красный треугольник как примечание. Наведя на него курсор вы увидите предупреждение. Вписанное неправильное значение останется в ячейке.

Скриншот с предупреждением об ошибке ввода.

«Запрещать ввод данных» — при выборе этого варианта, в случае ввода значений не указанных в перечне будет появляться окно, с предупреждением:

Скриншот с предупреждением при запрете ввода.

«Произошла ошибка. Данные, которые вы ввели, не соответствуют правилам проверки». Ячейка останется пустой.

Оформление

Используется для изменения стандартного предупреждения всплывающего при вводе неверных данных в ячейку, где это запрещено. После установки галочки (1) появится поле для ввода текста (2). Сообщение вписанное в поле будет показываться взамен стандартного, показанного на фото выше.

Скриншот окна проверки данных с полем для ввода текста предупреждения.

На этом всё о параметрах и настройках. Используя эти знания вы без труда сделаете выпадающий список любой сложности в ячейке Гугл таблицы.

Как изменить или удалить раскрывающийся список

Для изменения любых параметров нужно открыть окно «Проверка данных» (действия описаны в первой главе).

В открывшемся окне «Проверка данных» измените параметры в соответствующих полях, после чего нажмите кнопку «Сохранить». Изменения вступят в силу немедленно.

Исключение — изменение значений вписанных в отдельном диапазоне. Их можно корректировать не меняя настройки.

Удалить раскрывающийся список можно следующим образом:

  1. Открыть окно «Проверка данных». (Подробно рассказано в первой главе.)
  2. В открывшемся окне, в нижней его части нажать кнопку «Удалить проверку».

Скриншот окна «Проверка данных» с кнопкой «Удалить проверку».

Выпадающий список в ячейке будет удалён, а выбранные значения останутся.

Обратите внимание на то, что используя клавиши «Backspace» и «Delete» вы удалите только значения, но не раскрывающийся список.

Условное форматирование ячеек

При наличии большо́го количества разношерстных данных на одном листе будет разумно применить условное форматирование. То есть подсветить отдельные значения в ячейках определённым цветом. Это позволит быстрее ориентироваться в таблице и находить нужные либо экстремальные значения.

Для примера я создал выпадающий список с величинами от 1 до 20 и распространил его на 30 ячеек методом копирования. Выбрал произвольные числа, чтобы они отображались в ячейках. И теперь хочу чтобы цифры в этом массиве подсвечивались при значениях от 10 и выше, а максимальное 20 выделялось отдельно.

Скриншот электронной таблицы с произвольными данными.

Приступим к условному форматированию диапазона:

  1. Выделите ячейку где необходимо применить условное форматирование (1).
  2. В строке меню выберите «Формат» (2).
  3. В выпадающем меню — пункт «Условное форматирование» (3).

Скриншот Google Sheet с функцией «Условное форматирование».

В правой части экрана появится панель для создания правил условного форматирования.

Скриншот фрагмента Google Sheet с панелью «Правила условного форматирования».

Выполним простые настройки этой панели на примере цифровых значений.

Создайте первое правило — «подсвечивались при значениях от 10 и выше»:

  1. В пункте «Правила форматирования» выберите «Между».
  2. В следующих полях впишите: в первое поле 10, во второе — 19.
  3. Цвет оставьте по умолчанию.
  4. Нажмите кнопку «Готово».

Скриншоты панели «Правила условного форматирования» — создание правила.

Первое правило создано, приступаем ко второму — «20 выделялось отдельно»:

  1. Нажмите кнопку «Добавить правило» (1).
  2. В пункте Правила форматирования выберите «Равно» (2).
  3. В следующем поле впишите 20.
  4. Выберите цвет красный (мы же хотим чтобы максимальное выделялось).
  5. Нажмите кнопку «Готово».

Скриншоты панели «Правила условного форматирования» — добавление правила.

Второе правило создано. Теперь его нужно распространить на весь диапазон. Для этого:

  1. Скопируйте ячейку с созданными правилами.
  2. Выделите диапазон с раскрывающимися списками.
  3. В строке меню выберите «Правка».
  4. В выпадающем меню — «Специальная вставка».
  5. В очередном окне — «Только условное форматирование».

Скриншот Google Sheet со вставкой условного форматирования.

Оба правила распространились на всю выделенную область. Результат условного форматирования виден на скриншоте ниже.

Скриншот таблицы Гугл с условным форматированием.

Цифры от 10 и выше подсвечены, а максимальная 20 выделена красным цветом. Задача поставленная в начале главы выполнена.

Это один из возможных вариантов условного форматирования. На самом деле возможностей гораздо больше. Можно не только менять цвет ячейки, но и изменять цвет шрифта, его размер и написание. Тут уже решать вам, что заметнее и более удобно.

Заключение

На этом закончу. Я рассказал о том как сделать выпадающий список в Гугл таблице и выполнить условное форматирование. Прочитав эту инструкцию вы без труда создадите раскрывающийся список и отформатируете таблицу под свои нужды.

Если то, что описано в данной инструкции у вас получилось, то отдельные более тонкие настройки вы сможете сделать сами.

Возникнут вопросы или ступор — не стесняйтесь, пишите в комментариях. Я помогу разобраться, и вместе мы найдём правильное решение.

На этом у меня всё!

С уважением, Александр

Нет комментариев

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение